Gmail自体はとても便利なんですが、
私みたいに長年昔のOutlookを使ってた人間だと概念がよく分からなかった部分があります。
結構前の話ですが、なんだか良くよくわからないもの、としてスルーして使っていました。

その「わからない」の代表がラベルとアーカイブ。

ラベルはフォルダの事じゃないんかい？

アーカイブは削除と何が違うのさ？
間違って押したら二度と見えなくなるの？戻せるの？

といった感じで。

でまあ、調べたいけどめんどくさい、調べてみてもいまいちよく分からないといった感じだったのですが
やってみたらなるほどって感じで納得。自分なりにこういうものだと理解している、という概念的なものを書いてみます。

まず、Gmailに入ると最初に「受信トレイ」に行くので勘違いしがちですが、ここは「すべてのメールがある場所」ではありません

全てのメールは「すべてのメール」という項目に入っています。（迷惑メールとゴミ箱のメールを除く）

そして、受信トレイは、その「すべてのメール」の中から「受信トレイ」というラベルがついたメールのみを選出し、表示している、と考えるとわかりやすいと思います。
（わかりやすいか？）

”アーカイブする”というのは、この受信トレイというラベルを外すこと、だと認識してます。
なのでアーカイブしてももう一度受信トレイに戻すことは出来ます。
ためしに自分で自分に送ったいらないメールなどを作って試してみると、ああ、こういうことかと認識できると思います。

で、そのラベルとは何か？

これはメールそれぞれに割り振られた「属性」だと考えると覚えやすいです。
この「属性」は複数つけることができます。

ドラゴンクエストの呪文に例えると

ホイミ…体力が回復する。「戦闘中」も「移動中」も使える。「つよさ」で呪文一覧として見れる
ルーラ…好きな町にワープする。「移動中」しか使えない。「つよさ」で呪文一覧として見れる
ギラ…敵にダメージを与える。「戦闘中」しか使えない。「つよさ」で呪文一覧として見れる

まあ仮に上の三つの呪文を上のルールで覚えてるとしてください。

この場合、ぞれぞれの「属性」は

ホイミ…「つよさ画面」「戦闘中」「移動中」
ルーラ…「つよさ画面」「移動中」
ギラ…「つよさ画面」「戦闘中」

がそれぞれついてることになります。この属性をラベルにおき変えてみますと
「つよさ」は全てのメール、ということになります。
なので、ここで呪文を見てみると

ホイミ
ルーラ
ギラ

と、全３つの呪文が見ることができます。

「移動中」に”じゅもん”を使おうとすると、

ホイミ
ルーラ

だけが表示されます。

「戦闘中」に”じゅもん”を使おうとすると

ホイミ
ギラ

だけが表示されます。この「つよさ」「移動中」「戦闘中」という表示条件が、ラベルの概念だと思ってます。
そして、このラベルは一つのメールに複数つけることができるので（つけなくてもいい）
ルーラの属性を「移動中」に加えて「戦闘中」も付け加えることが可能です。

属性を付け加えれば、「戦闘中」の”じゅもん”一覧には

ホイミ
ルーラ
ギラ

「移動中」は変わらず

ホイミ
ルーラ

となるわけです。
これがラベルの概念、だと個人的には思ってます。
（違ってたら申し訳ない）

また、ラベル構造は複数かつ階層的に作る事ができます。

例えばこんなラベル構造を作れます

ショッピング
┃
┣アマゾン
┣楽天
┗その他

そして、

アマゾンで買ったときに来たメールに「ショッピング」「アマゾン」のラベルをつけてあげる
楽天で買ったときに来たメールに「ショッピング」「楽天」のラベルをつけてあげる

ここで
「アマゾン」ラベルをクリックすると、アマゾンのメールのみが見られる

「ショッピング」ラベルとクリックするとアマゾン、楽天のメールが見られる
とそういった感じです。
長々書いたけど、なんかよく分からない文章になってしまった…（汗